Registrasi tamu di acara apa pun adalah bagian yang sangat penting. Dengan kemajuan teknologi, Buku Tamu Digital kini menjadi pilihan utama bagi banyak penyelenggara acara. Artikel ini akan membahas cara kerja Buku Tamu Digital, khususnya yang kami tawarkan untuk menjadi solusi utama untuk setiap event, baik itu pernikahan, konferensi, pameran, atau acara lainnya.
Cara Kerja Buku Tamu Digital by einvite.id
Acara Event biasanya di hadapkan dalam 2 kondisi, ada yang sudah menyiapkan database peserta di awal, ada juga yang belum mempunyai database peserta, berikut cara kerja buku tamu jika belum tersedia daftar peserta nya
1. Siapkan Undangan Online
Pertama, buat undangan online menggunakan platform Einvite.id. Pastikan semua informasi acara tercantum dengan jelas, termasuk waktu, lokasi, dan rincian acara. kemudian kirim undangan umum ke calon peserta acara.
Undangan Event besar biasanya memerlukan informasi dinamis yang beragam, undangan kami bisa menampilkan informasi dinamis yang di sesuaikan dengan nama peserta, misalnya
- Nama Peserta
- Jabatan, Perusahaan
- Nomer Tiket / Nomer Meja
- Jenis tiket ( VIP atau Non VIP )
- Barcode/QRCode
Kirim Undangan Umum ke semua calon Peserta / Tamu Undangan
2. Para Tamu Mengisi Registrasi RSVP
Undangan yang dikirimkan kepada para tamu berisi link untuk registrasi. Para Peserta akan mengisi data diri mereka melalui formulir yang disediakan. Formulir registrasi bisa di sesuaikan sedemikan rupa sesuai dengan kebutuhan acara.
3. Kirim Barcode ke Para Peserta dengan WhatsApp Blast
Setelah tamu melakukan registrasi, olah data dan input semua datapbase peserta ke Buku tamu Digital, sistem akan secara otomatis mengirimkan barcode unik ke masing-masing tamu melalui fitur WhatsApp Blast sesuai dengan ama dan nomer terdaftar. Fitur ini memungkinkan pengiriman massal dalam satu klik.
4. Scan Barcode saat Kedatangan
Pada hari acara, tamu cukup menunjukkan barcode yang diterima. Petugas penerima tamu akan melakukan scan menggunakan perangkat seperti smartphone, tablet, atau laptop yang telah dilengkapi aplikasi Einvite.id.
Scanner bisa menggunakan, Hape Android, Camera Tablet dan Laptop, atau Scanner 2d, atau scanner supermarket, jika peserta atau tamu undangan tidak membawa barcode, nama tamu masih bisa di cari menggunakan fitur cari/search.
Saat kedatangan, nama tamu yang di scan akan muncul di layar sapa, dengan ucapan selamat datang, tersedia juga fitur Welcome Message on Whatsapp yang akan mengirimkan notifikasi ke nomer masing masing undangan saat di scan diacara.
5. Monitor Data Secara Realtime
Einvite.id menyediakan fitur untuk memantau data kehadiran tamu secara realtime. Hal ini memungkinkan penyelenggara acara untuk melihat jumlah tamu yang sudah hadir dan mengelola acara dengan lebih baik.
Dengan menggunakan buku tamu digital dari Einvite.id, proses registrasi tamu menjadi lebih efisien, cepat, dan terorganisir. Sistem ini juga membantu mengurangi kesalahan input data dan memberikan pengalaman yang lebih profesional bagi para tamu.
Jika data tamu undangan sudah lengkap, maka langkahnya akan menjadi seperti ini:
1. Siapkan Undangan Online
Langkah pertama adalah membuat undangan online menggunakan platform Einvite.id. Pastikan undangan mencantumkan semua detail acara dengan jelas.
2. Kirim Barcode ke Para Peserta dengan WhatsApp Blast
Setelah undangan siap, kirimkan undangan yang disertai barcode unik kepada setiap tamu melalui fitur WhatsApp Blast. Fitur ini memungkinkan pengiriman undangan dan barcode secara massal dengan cepat.
Daftar Undangan akan di kirim dengan nomer pemilik undangan, daftar undnagan bisa di grouping menjadi banyak group, misalnya undangan, Mempelai Pria, Undangan Mempelai Wanita, Undangan Saudara Ayah, Undangan Saudara Ibu, dan lain lain nya, sehingga bisa di kirim kan dengan WA blas sesuai dengan pemilik undangan. jika undangan jumlah nya banyak, mohon di grouping antara 100-150 per group
3. Para Tamu Mengisi Konfirmasi Kehadiran RSVP
Tamu yang menerima undangan akan diminta untuk mengonfirmasi kehadiran mereka melalui link yang disertakan dalam undangan. ini bertujuan sebagai informasi gambaran kehadiran daam acara pernikahan atau acara event lain nya
4. Rapikan Data Tamu Undangan di Sistem Buku Tamu
Setelah tamu mengonfirmasi kehadiran, data mereka akan secara otomatis tersimpan dalam spreadsheet, rapikan data konfirmasi keadiran dengan data ayng ada didalam sistem buku tamu digital, guna menghindari data tamu yang tidak diinginkan, Ini memudahkan penyelenggara untuk memantau kehadiran.
5. Scan Barcode saat Kedatangan
Pada hari acara, petugas akan melakukan scan barcode yang telah diterima oleh tamu. Proses ini cepat dan efisien, hanya memerlukan perangkat dengan aplikasi Einvite.id. Scanner bisa menggunakan, Hape Android, Camera Tablet dan Laptop, atau Scanner 2d, atau scanner supermarket, jika peserta atau tamu undangan tidak membawa barcode, nama tamu masih bisa di cari menggunakan fitur cari/search.
Saat kedatangan, nama tamu yang di scan akan muncul di layar sapa, dengan ucapan selamat datang, tersedia juga fitur Welcome Message on Whatsapp yang akan mengirimkan notifikasi ke nomer masing masing undangan saat di scan diacara.
6. Monitor Data Secara Realtime
Einvite.id menyediakan fitur monitoring data kehadiran secara realtime, memungkinkan penyelenggara untuk melihat jumlah tamu yang sudah hadir dan mengelola acara dengan lebih baik.
Menggunakan buku tamu digital dari Einvite.id membuat proses registrasi tamu lebih efisien dan terorganisir, mengurangi kesalahan input data, dan memberikan pengalaman yang lebih profesional bagi tamu.
